1
ابدأ يومك بقائمة ذات أولوية
القوائم دائما فكرة جيدة. كل يوم ، أقوم بإنشاء قائمة بأهم العناصر التي تحتاج إلى القيام بها في يوم عمل. أحاول دائمًا القيام بذلك في الليلة السابقة حتى أستيقظ بالفعل أعرف ما هو موجود على سطح السفينة. جعل هذه القائمة في نهاية اليوم يعطيني راحة البال. إنه يتيح لي الاسترخاء وأكبر الضغط لأنني أعلم أنني منظم قبل النوم. سأغفو بسهولة لأنني أعلم أنه يمكنني ضرب الأرض الجري في AM.
يمكن أن يختلف عدد المهام. قائمتك فريدة من نوعها لك وعملك. فقط حاول تحقيق توازن بين دفع نفسك للحصول على أقصى استفادة من يومك ، والواقعية بشأن ما يمكنك إنجازه بشكل معقول. لا تريد أن تصبح قائمتك مثبطًا لأنها ساحقة للغاية. بالنسبة لي ، تختلف هذه القائمة في أغلب الأحيان بين خمسة وعشرة عناصر.
أقوم دائمًا بتنظيم قائمتي مع أكثر الأشياء أهمية أو أصعبها أولاً. هذا يعمل العجائب من أجل الدافع. الكثير على هذا أدناه ، ولكن التحقق من الأشياء المخيفة يجعل كل مهمة لاحقة تبدو أسهل وأكثر قابلية للإدارة.
2
حظر الوقت والتقويم
يمكن القول إن حظر الوقت والتقويم هما أكثر استراتيجيتين لإدارة الوقت ضروريًا بالنسبة لي.
مع حظر الوقت ، يمكنك تقديم جميع المهام والأنشطة المخصصة ، غير المنقطعة من الوقت حتى تحققها بكفاءة.
ستفهم هذا إذا كنت قد استغرقت ساعة من أي وقت مضى لكتابة بريد إلكتروني بسيط لأنك تستمر في مقاطعة أشياء أخرى. امنح نفسك مجموعة مخصصة لكل عنصر في قائمتك. ثم ، خلال هذا الوقت المخصص ، ركز فقط على إكمال هذه المهمة.
بالنسبة لي ، يتضمن ذلك حتى 15 دقيقة في الصباح وبعد الظهر للتحقق من نصيني. ثم جزء آخر من الوقت للتحقق من الأخبار. لقد وجدت أن واحدة من أكبر المتغيرات هنا هي حظر الوقت. لا أتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي لأنها تأتي طوال اليوم. بدلاً من ذلك ، أعطي نفسي مجموعة من الوقت في الصباح وفي فترة ما بعد الظهر لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. كل ما يأتي خلال الفترة المؤقتة يجب أن تنتظر. بالطبع ، إذا جاء بريد إلكتروني عاجل بشكل خاص في وقت آخر ، فإن مساعدتي يعرف أن ينبهني إلى تلك الأنواع من حالات الطوارئ.
بمجرد التوصل إلى قائمة بالمهام والقطع المخصصة للوقت اللازم لتحقيقها ، فقد حان الوقت لوضع كل شيء في التقويم الخاص بك.
ليس فقط “الأشياء الكبيرة” التي تنطوي على أشخاص آخرين (مثل الاجتماعات ، والمكالمات ، وما إلى ذلك) ، ولكن أيضًا مشاريع “منفردة” وحتى المهام الدنيوية الصغيرة. مراسلات البريد الإلكتروني ، ومعالجة الفاتورة ، والذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية ، والتحقق من عباراتك المصرفية ، وما إلى ذلك ، إذا كان على التقويم الخاص بك مع وقت مخصص ، (أ) ستصل إليه بالفعل و (ب) لن تكون في عقلية مستمرة زوبعة من “انتظر ماذا كان من المفترض أن أفعل بعد ظهر هذا اليوم؟” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
3
ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. أناليس فقط إيقاف إعلامات الهاتف خلال اليوم ، لكنني أقوم بالفعل بتشغيل هاتفي على وضع الطائرة باستمرار ، لذلك لا يوجد إغراء حتى للنظر إلى الشاشة ورؤية وابل من الإشعارات المدرجة.
يجب أن تكون إدارة الفريق والاتصالات فعالة أيضًا. قد أكتب منشورًا كاملاً عن إدارة الفريق والتواصل. لا يزال من الجدير بالذكر هنا أنه من الجيد أن تخبر زملائك أنك تعمل بشكل أفضل عن طريق حظر الوقت والتقويم وإيقاف الإخطارات حتى تقوم بإدارة توقعات الفريق بنجاح. إذا كانوا يعرفون أن هذه هي الطريقة التي تقوم بإنشائها يومك ، فسوف يعرفون عدم تقاطعك وإما (أ) عقد أسئلة حتى وقت لاحق ، أو (ب) أرسل لك أسئلة وما إلى ذلك ، لكن لا تتوقع رد حتى الوقت لقد خصصت في وقت لاحق من اليوم.
بالطبع ، هذا ليس ممكنًا أو عمليًا دائمًا. هناك دائمًا الأيام التي سيتطور فيها شيء عاجل ولا يمكن أن تكون جامدًا لدرجة أنك غير قادر على القفز من روتينك ومعالجة شيء حساس للوقت. لكنني وجدت أن 90 ٪ من الانقطاعات ليست حساسة للوقت حقًا. إنه مجرد شيء يدور في أذهانه في ذلك الوقت أو رسالة بريد إلكتروني تأتي بشكل عشوائي عندما تكون في منتصف مهمة أخرى. بالنسبة إلى 10 ٪ من المشكلات العاجلة الفعلية ، كن مرنًا ومعالجةها ، ولكن إذا اتبعت هذه الأساليب ، فستجد أنك تستعيد السيطرة على حياتك ووقتك خلال 90 ٪ من أسبوع عملك.
4
ابق نظيفًا وتنظيمًا
هذا يبدو واضحًا ، لكنه يجب أن أعمل بجد. أنا لست بطبيعة الحال شخص يجد سعادة فطرية ورضا في الحصول على منزل أو مساحة عمل نقية تمامًا. أنا لست Marie Kondo/Monica Geller ، وفكرتي عن المرح يوم السبت لا تشمل صانع الملصقات أو رحلة إلى متجر الحاويات.
يجب أن أعمل في ذلك ، وأبذل جهدًا واعيًا. لقد تعلمت مدى أهمية التنظيم ليس فقط للوضوح العقلي والإنتاجية ، ولكن أيضًا إدارة الوقت. مقدار الوقت الذي أهدرته في المدرسة الثانوية ، والكلية ، وما إلى ذلك ، لأنني لم أستطع تذكر المكان الذي أنقذت فيه ملفًا معينًا أو لم أتمكن . يستغرق الأمر 30 ثانية لوضع شيء بعيدًا بطريقة منظمة ، لكن الأمر يستغرق 30 دقيقة (أو أكثر!) لتمزيق منزلك أو مكتبك الذي يبحث عنه عندما يكون كل شيء في حالة من الفوضى. تذكر هذا في كل مرة لا تشعر فيها بوضع شيء ما.
هل هذه نصائح إدارة الوقت مفيدة؟
بشكل عام ، هذه تغييرات إيجابية حقًا يمكنك إجراؤها على اليومية لتشعر بالسيطرة على وقتك وإنتاجيتك. أدرك أنه لن يكون كل يوم مثاليًا ، وليس هناك حاجة إلى الإحباط إذا فاتتك عنصرًا مهامًا أو يخرج وقتك في الحجب.
الشيء الأهمية الحاسمة في القيام به هو استخدام هذه النصائح كإطار والبدء في بناء هذه العادات. حتى لو لم تسير الأمور بسلاسة ، فستظل أفضل حالًا مما كنت عليه. بمرور الوقت ، ستبدأ في الشعور بأن لديك المزيد من التحكم. لا تضع الكثير من الضغط على نفسك ، لأن هذا يعني أن تكون مفيدًا. يجب ألا تشعر أبدًا أنك “فشلت” في هذا إلى الحد الذي تتخلى فيه عن النظام بأكمله. خذها خطوة في كل مرة ، يوم في وقت واحد ، وستكون سعيدًا لأنك فعلت ذلك.
